Algemene voorwaarden en privacyverklaring

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Academisch Kenniscentrum (AKC): AKC, aanbieder van onderwijsbegeleiding, coaching en psychologische ondersteuning. Hieronder valt tevens het in kaart brengen, volgen en monitoren van de leerontwikkeling en het functioneren van leerlingen, het opstellen en evalueren van begeleidingsplannen en het afstemmen met ouders, scholen en financierende instanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.
2. Ouder(s): de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de leerling.
3. Leerling: het kind waarvoor de dienstverlening wordt afgenomen.
4. Overeenkomst: de overeenkomst tussen AKC en ouders betreffende een begeleidingstraject.
5. Begeleidingstraject: het geheel van onderwijsinhoudelijke begeleiding, coaching en/of psychosociale ondersteuning zoals vastgelegd in het plan van aanpak.
6. Financierende instantie: een gemeente, samenwerkingsverband, herstelorganisatie, ouder(s) zelf of een andere (overheids)instantie die de dienstverlening geheel of gedeeltelijk financiert.

Artikel 2: Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en dienstverlening van AKC.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Door het aangaan van een overeenkomst verklaren ouders kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze voorwaarden.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

1. Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke of digitale bevestiging van het plan van aanpak en/of offerte door de financierende instantie of ouder(s), dan wel na expliciete akkoordverklaring via e-mail.
2. Indien sprake is van externe financiering, kan de start van het traject afhankelijk zijn van formele toekenning door de financierende instantie.

Artikel 4: Uitvoering van de dienstverlening

1. AKC voert de dienstverlening zorgvuldig uit, conform het overeengekomen plan van aanpak.
2. De begeleiding is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
3. AKC behoudt zich het recht voor om, indien noodzakelijk, de inzet van begeleiders aan te passen, mits de kwaliteit en continuïteit gewaarborgd blijven.

Artikel 5: Verplichtingen van ouders

1. Ouders dragen zorg voor tijdige en juiste informatie die nodig is voor de uitvoering van het traject.
2. Ouders zorgen voor de aanwezigheid van de leerling op afgesproken momenten.
3. Indien een begeleidingssessie niet minimaal 24 uur van tevoren wordt afgemeld, behoudt AKC zich het recht voor deze sessie volledig in rekening te brengen of aan te merken als een gevolgde sessie, ongeacht de reden van afmelding.

Artikel 6: Evaluatie en afstemming

1. De voortgang van het traject wordt periodiek geëvalueerd.
2. AKC stemt, waar passend, af met ouders en eventueel school of andere betrokkenen, met inachtneming van privacywetgeving.
3. Aanpassingen in het plan van aanpak worden in overleg doorgevoerd.

Artikel 7: Betaling en financiering

1. Betaling geschiedt conform de overeengekomen tarieven en facturatieafspraken.
2. Toegekende budgetten worden, indien van toepassing, rechtstreeks aan AKC uitgekeerd.

Artikel 8: Opzegging en beëindiging (algemeen)

1. De overeenkomst kan door ouders schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.
2. Binnen de opzegtermijn loopt de begeleiding door, tenzij anders overeengekomen.
3. Bij voortijdige beëindiging vindt een afrekening plaats van reeds geleverde en ingeplande dienstverlening.

Artikel 9: Aansprakelijkheid

1. AKC is niet aansprakelijk voor:
   • indirecte schade;
   • gevolgschade;
   • gederfde resultaten;
   • studievertraging;
   • emotionele of immateriële schade, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid;
   • beslissingen van derden, waaronder scholen, exameninstanties of overheidsorganisaties;
   • niet-toekenning, intrekking of wijziging van subsidies of budgetten.
2. AKC is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en aantoonbare gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
3. De aansprakelijkheid van AKC is in alle gevallen beperkt tot maximaal het bedrag dat in het betreffende begeleidingstraject door ouders is betaald of door een financierende instantie is vergoed.
4. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de zijde van AKC.

Artikel 10: Specifieke bepalingen toeslagenaffaire

10.1 Vrijblijvende aanvraag en machtiging

Ouders die in aanmerking komen voor ondersteuning in het kader van de toeslagenaffaire kunnen AKC kosteloos en vrijblijvend machtigen om namens hen een aanvraag voor onderwijsondersteuning in te dienen bij de relevante overheidsinstantie. Deze machtiging kan tot het moment van besluitvorming worden ingetrokken.

10.2 Inzet en planning

Na start van het traject plant AKC vaste begeleidingsmomenten in en reserveert hiervoor structurele begeleidingsuren, afgestemd op het vastgestelde plan.

10.3 Toekenning van budgetten

Indien een budget voor onderwijsondersteuning wordt toegekend op basis van een aanvraag waarbij AKC als uitvoerende partij is vermeld, wordt dit budget rechtstreeks aan AKC uitgekeerd.

10.4 Opzegging na toekenning

Na toekenning van het budget kan de overeenkomst door ouders schriftelijk worden beëindigd met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.

10.5 Financiële afhandeling bij beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst vindt een redelijke en transparante afrekening plaats van:

• reeds geleverde begeleiding;
• voorbereidings- en afstemmingswerkzaamheden;
• ingeplande begeleidingsuren.

10.6 Omzetting

Indien in het kader van een herstelvoorziening coaching is toegekend, kunnen ouders in overleg met AKC ervoor kiezen om (een deel van) de toegekende coachinguren om te zetten naar studiebegeleiding. En vice versa. AKC beoordeelt of de omzetting passend is binnen de doelstelling van het hersteltraject.

10.7 Geldigheid en benutting van toegekende voorziening

1. Indien in het kader van de toeslagenaffaire traject een voorziening of budget is toegekend, behouden ouders recht op inzet van de voorziening zolang:
   • het toegekende budget niet volledig is benut, en
   • de maximale geldigheidsduur van drie (3) jaar na toekenning niet is verstreken, tenzij er andere voorwaarden gelden.
2. Niet-benutte uren of middelen vervallen automatisch na het verstrijken van de maximale geldigheidsduur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 11: Geldigheidsduur reguliere trajecten

1. Indien geen sprake is van een toeslagenvoorziening of externe herstelregeling, dienen toegekende begeleidingstrajecten en bijbehorende uren binnen maximaal acht (8) weken na startdatum (of “verversdatum”) te worden benut, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. Niet-gebruikte uren binnen deze periode vervallen van rechtswege, tenzij AKC en ouders schriftelijk een afwijkende termijn zijn overeengekomen.
3. Deze bepaling geldt ter waarborging van continuïteit en effectiviteit van het begeleidingstraject.

Artikel 12: Privacy en gegevensbescherming

1. AKC verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst.
3. Meer informatie is opgenomen in de privacyverklaring van AKC.

Artikel 13: Overmacht

1. AKC is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke invloed van AKC.

Artikel 14: Wijzigingen algemene voorwaarden

1. AKC behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.
2. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd en gelden niet met terugwerkende kracht.

Artikel 15: Geschillen en toepasselijk recht

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.
3. Indien dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter.

Artikel 16: Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1. AKC, haar medewerkers, opdrachtnemers en ingeschakelde derden zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst verkrijgen.
2. Onder vertrouwelijke informatie wordt in ieder geval verstaan:
   • persoonsgegevens van ouders en leerling;
   • informatie over leerontwikkeling, psychosociale omstandigheden of ondersteuningsbehoeften;
   • begeleidingsplannen, evaluaties en rapportages;
   • informatie afkomstig van scholen of financierende instanties;
   • interne methodieken en werkwijzen van AKC.
3. Informatie wordt uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het traject, wettelijk verplicht is of met uitdrukkelijke toestemming van ouders.
4. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Artikel 17: Intellectueel eigendom

1. Alle door AKC ontwikkelde methodieken, lesmaterialen, plannen van aanpak, rapportages en overige documenten blijven eigendom van AKC.
2. Het is niet toegestaan deze zonder schriftelijke toestemming te kopiëren, verspreiden of commercieel te gebruiken.
3. Gebruik van materialen is uitsluitend toegestaan binnen het kader van het overeengekomen traject.

Artikel 18: Gedragswetenschappelijke regie

1. Indien begeleiding plaatsvindt onder regie van een gedragswetenschapper, geschiedt dit conform geldende beroepscodes en professionele standaarden.
2. De dienstverlening betreft pedagogische en psychosociale ondersteuning en is geen medische behandeling of specialistische GGZ, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

Artikel 19: Klachtenregeling

1. Klachten over de dienstverlening dienen schriftelijk te worden ingediend via info@academischkenniscentrum.nl.
2. AKC bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen.
3. AKC streeft ernaar binnen vier weken inhoudelijk te reageren.
4. Het indienen van een klacht schort betalingsverplichtingen niet op, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

1. Gegevens AKC

• KvK: 95769986
• Adres: Keizersgracht 241, 1016 EA Amsterdam
• E-mail: info@academischkenniscentrum.nl
• Website: www.academischkenniscentrum.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

AKC verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening. Dit kan onder meer omvatten:

Gegevens van ouders/verzorgers

• Naam, adres en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Betalings- en facturatiegegevens
• Correspondentie en contactmomenten

Gegevens van leerlingen

• Naam en geboortedatum
• School en leerjaar
• Informatie over leerontwikkeling, voortgang en ondersteuningsbehoeften
• Observaties, begeleidingsplannen en evaluaties
• Aanwezigheid en voortgang binnen het traject

Overige gegevens

• Informatie die ouders of scholen vrijwillig verstrekken
• Gegevens die nodig zijn voor afstemming met scholen of financierende instanties

AKC verwerkt geen persoonsgegevens die niet relevant zijn voor het begeleidingstraject.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

AKC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van onderwijsbegeleiding, coaching en ondersteuning
• Het opstellen, uitvoeren en evalueren van begeleidingsplannen
• Het monitoren van leerontwikkeling en voortgang
• Communicatie met ouders, leerling en school
• Afstemming met financierende instanties (zoals gemeenten of herstelorganisaties)
• Administratieve en financiële afhandeling
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

AKC verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst tussen AKC en ouders
• Toestemming van ouders (bijvoorbeeld voor afstemming met school of gemeente)
• Wettelijke verplichtingen, indien van toepassing
• Gerechtvaardigd belang, zoals kwaliteitsbewaking en continuïteit van begeleiding

Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, voor zover dit de uitvoering van de overeenkomst niet onmogelijk maakt.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

AKC deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het traject en binnen de kaders van de AVG. Dit kan onder meer zijn met:

• School of onderwijsinstelling van de leerling
• Gemeenten of andere financierende instanties
• Begeleiders die namens AKC werkzaamheden verrichten

Gegevens worden niet gedeeld zonder toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

AKC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Dit houdt onder meer in:

• Beperkte toegang tot dossiers (alleen bevoegde medewerkers)
• Gebruik van beveiligde digitale systemen
• Zorgvuldige omgang met e-mail en documenten
• Geen opslag van persoonsgegevens op onbeveiligde apparaten

7. Bewaartermijnen

AKC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In beginsel geldt:

• Persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar na afronding van het traject bewaard
• Indien een langere bewaartermijn wettelijk vereist is, wordt deze aangehouden
• Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd

8. Rechten van betrokkenen

Ouders (en, waar passend, leerlingen) hebben de volgende rechten:

• Recht op inzage in persoonsgegevens
• Recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering van gegevens
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op bezwaar tegen verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Een verzoek kan worden ingediend via info@academischkenniscentrum.nl. AKC reageert uiterlijk binnen één maand.

9. Klachten

Indien ouders of betrokkenen een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met AKC. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

AKC behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website van AKC.